La Tercera Edad y la Tecnología de la Información #chile #gestion

Viendo el canal español, Antena 3 directo, me llamó la atención el video donde presentan a personas de la tercera edad, accediendo a la tecnología de la información, el cual se presenta a continuación:

Más vídeos en Antena3

Se puede apreciar una realidad no tan distante a la de Chile, nuestros adultos mayores participan en cursos de formación, charlas sobre como poder acceder a su correo electrónico, etc.


Como sale en la nota, se destaca el interés por aprender y la adaptación a la tecnología de la información, algunos tardes y otros que desean saber que es este aparatito que tanto interés tiene la gente.


Siendo Chile uno de los países de sudamérica con la más baja tasa de natalidad, me pregunto...

¿Estamos preparados para oferer servicios de tecnología a la tercera edad?

Veamos un ejemplo cercano, la probabilidad de encontrar un adulto mayor en nuestro núcleo familiar es bastante alta, si a eso le sumamos que deben retirar su pensión en los bancos, o por intermedio de un cajero automático ya pasa a ser palabras mayores..

- ¿Pero cómo palabras mayores?, si operar en un cajero automático es fácil, es cosa de acostumbrarse y perder el miedo de hacerlo...

No es tan así, el tiempo de reacción de una persona adulta, es muy distinto al de una persona de la tercera edad, mi padre por ejemplo se demoraba tanto al ver los menús ya que lo pillaba el cronómetro interno que regula la espera de una transacción.

- Ah ya!, pero entonces alarguemos el tiempo de espera.

No es una solución muy elegante que digamos, ya que los tiempos estan tabulados para que las operaciones sean seguras.

Creo sinceramente, que se debe repensar en el diseño de un cajero automático para la tercera edad, orientado a personas que hagan retiros sin tanto menúes, sino más sencillo aún con dos opciones.

Veamos en las siguientes imágenes, habituales para nosotros, cuantos pantallazos debe acceder para poder sacar dinero de su pensión:

Primer problema, piense como una persona de la tercera edad, tan sólo quiero mi pensión, tengo 86 años... ¿qué hago aquí?

• ¿Cuenta corriente?
• ¿Chequera electrónica / cuenta vista?
• ¿Línea de crédito?
• ¿Tarjeta crédito / Activación Pinpass?
• ¿Cuenta de ahorro?
• ¿Cuenta rut?
• ¿Extranjeros / Foreing client?
• ¿Cambio de clave secreta?

Bueno, ¿haber si pulso el primer el botón?, haber qué pasa..



¿Y ahora?

• $5.000 
• $10.000
• Consultar saldo
• $25.000
• ¿Giro por otro monto?
• ¿Otros servicios?
• Volver al menu

Puchas!, haber giro por otro monto..

¿Y ahora que hice?
, salío un papelito ...


Haber si apreto Si.

Pero si ya pasé por aquí, ¿cómo lo hago para retirar mi pensión?

Ya, haber cuenta rut

Ya, giro por otro monto.


















Al fin pude obetener mi pensión, como se puede apreciar .. ¿para qué tanta información?, no habría sido más fácil una pantalla del siguiente estilo?

Usando Montecarlo para predecir el futuro

Con fecha 4 de Junio del 2010, me llegó un correo de mi A.F.P, donde me indicaban cuanto sería la rentabilidad de los fondos al cabo de unos años.

En la cartilla informativa, aparecen los distintos multifondos en donde uno puede colocar su dinero, con el objetivo de generar una buen retiro al momento de jubilarse.

Como siempre me encanta leer la letra chica, aparecía al final de la cartola una serie de datos adicionales, junto con uno que me llamó la atención, dice así:

La probabilidad de la rentabilidad acumulada, analizada sea mayor a 0% en el plazo señalado es de un 95%. Se utilizó Simulación de Montecarlo suponiendo que los retornos se distribuyen normalmente.

Mis ojos, no daban crédito a lo que estaba viendo.., años esperando que se use la simulación de montecarlo para un fin práctico, y nada menos con mi fondo de retiro.

¿Por qué digo esto?

Bueno, como buen hijo de un padre con hábito de lectura, una vez en una librería me puse a leer el libro de J. Davidson Frame, titulado: La Nueva Dirección de Proyectos, editorial granica.

Este libro, es un verdadero puente para motivar al lector sobre la gestión de proyectos, el autor fue presidente del PMI, y en su obra da cuenta de la experiencia en lo que respecta a su gestión.

En la obra, muestra un ejemplo que a continuación expongo, para que vayan apreciando su utilidad:

En la siguiente figura, compara cuanto tiempo tardan Jorge y Marta en preparar una excursión campestre. Por término medio, su rendimiento es idéntico: los dos tardan diez minutos en preparar los bocadillos, seis para recoger el equipaje y cuatro para meter las cosas en el coche. Así, como promedio, cada uno tarda 20 minutos para organizar su paseo. Sin embargo, la experiencia muestra que el cumplimiento de Jorge en estas tareas es menos previsible que el de Marta. Esto se refleja en los valores mayores de desvío de Jorge para cada una de las tareas.



Supongamos que la variabilidad del desempeño de Jorge y de Marta se puede describir con una curva en forma de campana. La única diferencia entre sus dos curvas es el desvío estandar. Con la simulación de montecarlo, los valores para cada una de sus actividades pueden fluctuar al azar de acuerdo con sus curvas respectivas en forma de campana. Debido al mayor desvío estándar asociado con sus esfuerzos, los tiempos de Jorge fluctuarán de modo más amplio que los de Marta.

Si se genera 1000 situaciones posibles, suponiendo fluctuaciones al azar de duración generadas por la curva en forma de campana. Los resultados de este experimento, está reflejados al final de la tabla.

Teniendo en cuenta el alto nivel de variabilidad del rendimiento de Jorge, vemos que sus preparativos le pueden llevar tanto como 31,6 minutos o tan poco como 9,4 minutos. Como promedio, le llevarán 20 minutos. Marta actúa de un modo más pronosticable: puede tardar tanto como 23,1 minutos o tan poco como 16,8 minutos. Su promedio, son también 20 minutos, aunque claramente hay más riesgo en depender de Jorge que de Marta.

En nuestro caso, se realizó un ejercicio de simulación usando openoffice, exportando el archivo a excel con 1000 iteraciones, llegando a los órdenes de magnitud descritas por el autor. Ud. también puede usar excel como herramienta de simulación de montecarlo.

Puede descargar el archivo y jugar con los datos, si a Ud. le gusta PMI, o modelar el riesgo en sus proyectos, úselo y vea como puede ser de gran ayuda en su gestión.

En algún tiempo más, seguiré publicando ejemplos prácticos de simulación de montecarlo en donde Ud. podrá:

• Sensibilizar flujos de caja.
• Predecir tiempo de consultas de servidores en paralelo.
• Cuántas licencias de software, nos conviene adquirir.
• Otros..

Que las estadísticas esten con Ud., hasta la próxima.

Responsable, aprobador, consultado e informado RACI una herramienta de gestión

No es tan infrecuente en nuestras organizaciones, al momento de ejecutar una tarea, dar por enterado quienes deben ser informados, consultados y más aún quien debe aprobar su ejecución.

El típico problemas de cuando en cuando, que aparecen en los campos de Carbon Copy (Cc) que utilizamos en los correos electrónicos.

En Chile, es habitual que las organizaciones no cuenten con:

• Definición de roles.
• Definición de funciones.
• Organigrama.

Por lo tanto, no es para nada extraño al momento de redactar un correo o responder a uno, encontrarse con frases cómo:

• Debe estar copiado X persona.
• Copio a Y persona para que esté informado.
• No le debes copiar a Z, ¿cómo se te ocurre?.
• Si me refieres en el correo, debes copiarme, en caso contrario no.

¿Tendrá solución el problema?

Existe desde hace un tiempo una herramienta de gestión que se denomina RACI, debido a las letras de los roles que interactúan entre sí para le ejecución de un trabajo o actividad, veamos una breve descripción de los roles:

1. Responsable, es quien realiza el trabajo y es responsable de su ejecución, sólo debe existir un único responsable, si hay más de uno se debe subdividir a un nivel más bajo.
2. Aprobador, es quien aprueba la finalización del trabajo, y de ahí para adelante es el dueño.
3. Consultado, es aquella persona a la cual es necesaria para la ejecución del trabajo, se establece una comunicación bidireccional.
4. Informado, es el rol al cual se debe informar el estado de avance y sus resultados, la comunicación es unidireccional.

Un ejemplo más acabado, lo podemos encontrar en el libro del colega Américo Albala, titulado Dirección de Proyectos, editado por el Colegio de Ingenieros de Chile.

En el capítulo 9 Coordinación, Comunicaciones e Información, muestra un ejemplo de un RACI orientado a proyectos.

El ejemplo es bastante extenso, cambiando un poco la nomenclatura, pero en su finalidad es la misma, permite tener una claridad al interior de un equipo de trabajo, las comunicaciones y toma de decisiones.

Se puede acceder aquí.

Úselo en su organización y avance con su equipo de trabajo a cumplir los objetivos que le ha definido su organización, de manera clara, precisa y transparente.

Problemas Comunicacionales, algunas indicaciones

Toda organización, presenta problemas comunicacionales, informática no es la excepción. En una reunión de camaradería contaba un Gerente que había dado una orden X a dos empleados, el primero ejecutó lo que correspondía osea X/2, y otro ejecutó Z/2.

- Gerente: ¿Qué?, si esperaba que ejecutaras lo que falta para completar X y me presentas Z/2

- Empleado: Entendí Jefe, que ud quería a tiempo la tarea por los compromisos que debemos cumplir...

- Gerente: Sí, pero en ningún caso te solicité Z/2 sino X/2

Gurus al rescate

En dicha reunión, pasó por mi mente un libro de una colección que lo repartían con el decano de la prensa Chilena: "El Mercurio"

En este libro, cuya tapa muestro, hay una serie de lecturas relacionadas con mejorar la comunicación en los equipos de trabajo.

Presenta artículos como:

* Escuchemos provechosamente a nuestros interlocutores.

* Cómo dirigir reuniones.

* Nadie se fía plenamente del jefe: ¿qué hacer entonces?

* La destreza incompetente.

* Los mensajes ocultos que envían los directores.

* Cómo informar y cambiar a los empleados de primera línea.

* Cómo pueden mantener un buen debate los equipos de dirección.

Es increíble, que a pesar que hablamos el mismo idioma, al momento de dar una instrucción, se haga todo lo contrario.

Algo similar me sucedió, en un ejercicio que realizamos en Telefónica Chile, donde una psicóloga me pasó un dibujo con una figura geométrica y el objetivo era indicarle al equipo de trabajo las instrucciones de cómo proceder a dibujarlo sin que éstos vieran la figura.

Bueno del equipo constituido por 5 colegas, 3 lograron aproximarse al objetivo, pero 2 andaban dibujando cualquier cosa.

- ¿Problema de comunicación?, obviamente que sí.

- ¿Cómo entonces mejorar la comunicación de los equipos de trabajo?

La única forma de solucionarlo, es mediante el ejercicio, donde cada jefatura debe darse un tiempo en generar una dinámica para evaluar la comunicación de sus colaboradores, sin esta ejercitación seguiremos viendo Z/2 y no X/2.

Plantee Ud. mismo una dinámica, San Google puede ayudarle...

La Administración de la Función Informática

Hace mucho tiempo, visitando una exposición de libros en la Estación Mapocho, me topé con un libro muy interesante del colega Mexicano Ricardo Hernández Jiménez.

El título es atractivo, e invita a profundizarlo, trata de La Administración de la función informática; una nueva profesión de Editorial Limusa ISBN 968-18-6395-x.

En un vistazo rápido, llama poderosamente la atención de cómo el autor se refiere al despilfarro que suele suceder en todas las unidades y departamentos informáticos, curiosamente el libro lo compré en 1999 y a la fecha de hoy sigue vigente.

El colega Hernandez, desmenuza la cruda realidad informática Mexicana, a modo de ejemplo veamos el siguiente texto que a continuación reproduzco de la página 117-118:

La importancia de evaluar los compromisos de trabajo

En el área informática, edificada fuera de un contexto administrativo propio de sus funciones y responsabilidades, y por tanto alejada de su importancia real, se ha pensado por muchos años que el nombramiento del jefe representa "don de mando". Pero esto no resulta tan válido, al contrario, muchas veces es contraproducente y daña la empresa en buena medida. Cuando se dirige a obreros, empleados o peones puede resultar efectiva, porque dichas personas desempeñan, por lo general, actividades repititivas y constantesque no les representa mucho esfuerzo intelectual, y qeu con una supervisión muy estrecha se ejecutan de mejor manera, alcanzando casi siempre una mayor producción. Pero esto no funciona en el área informática, donde el trabajo de calidad es el resultado de factores como la creatividad, el ingenio y el conocimiento, y no por la voluntad o el regaño. El trabajo importante dentro del área informática no puede ser producto de gritos, regaños o amenazas. Sin embargo, aún en la actualidad no son pocos los jefes que creen que así obtendrán mejores resultados.

Lo anterior ha sido, y aún lo es, la razón principal de despilfarros brutales y tremendos descontroles operativos. Infinidad de jefes del área informática, apoyados en su jerarquía, se comprometen (con completo desconocimiento de las consecuencias) a desarrollar e implantar sistemas rérord, ordenando a su personal cumplir con fechas que ofrecen, incluso a expensas de a calidad de los resultados, sin tomar en cuenta los riesgos de hacerlo así ni las posibilidades reales desde el punto de vista técnico de personas. Los resultados de esta estrategia siempre han sido desastrozos: noches sin dormir; trabajo frecuente en fines de semana; sistemas improvisados, incompletos y sin documentar; deserción de personal; y muchas veces, a final de cuentas, incumplimiento de fechas de entrega del sistema, lo cual, a su vez, ha generado prórrogas, y en no pocos casos, la cancelación del proyecto porque los resultados ya están fuera de tiempo. Cierto es que muchos trabajos urgentes e improvisados han sacado de apuro a algunas empresas; sin embargo, el costo que han tenido que pagar éstas después, siempre ha sido desproporcionado en cuanto al supuesto beneficio.

Para colmo, en infinidad de ocasiones se ha pensado que el hecho de contar con un título académico, incluso no afín al área informática, es suficiente para que una persona esté en posibilidad de dirigirla (práctica muy utilizada en nuestro país), lo cual es absurdo a todas luces. Pensemos por un momento que sucedería si a cualquier profesionista, sin haber sido futbolista, sin conocer las reglas del juego, sin tener idea de las posiciones y la función de cada una, se le impusiera como director técnico de un equipo de fútbol que él mismo tendría que formar contratando a los integrantes; obviamente el resultado sería el fracaso. Pues así han "caminado" muchas áreas de informática o puestos importantes dentro de ella. La consecuencia de esto está ahí, expuesta a todas luces: el atroz despilfarro computacional.

Increíble ¿no?, después de tanto tiempo de haber leído este libro, donde se desmenuza la realidad informática Mexicana, vemos que dicho patrón se repite en Chile, donde curiosamente quienes ejercen como Jefes del área informática no son necesariamente informáticos, y por consiguiente al momento de tomar decisiones se realizan de manera miope y con completo desconocimiento de las consecuencias.

La eterna lucha de a quien se debe poner de cabeza en una unidad, departamento informático a un comercial o a un informático.

¿Acabará la brega?, difícil pero no imposible..

Trabajar en la Nube

Hoy en día, vemos que se acerca una nueva moda titulada "Trabajar en la Nube"...

¿Qué signifca este nuevo concepto?

Primero que nada, si nos enfocamos hace un par de años atrás, era natural almacenar información personal en servicios de almacenamiento como SkyDrive de hotmail o GoogleDocs de Google, nos sentíamos felices de poder almacenar información allí gratis, y si se requería más espacio pagar una cuota módica para utilizar el servicio.

En Chile, uno de los primeros servicios de respaldo online fue Gemelo http://www.gemelo.com/home.asp

Por allá en el 2000, cuando estuve buscando trabajo en San Francisco CA, había una empresa hindú desarrollando el concepto de poder ejecutar Microsoft Office desde la web, un proyecto interesante que serviría para el ahorro de licencias y seguiría con la tendencia de acceder servicios desde la web.

En el transcurrir del tiempo, se ha avanzado bastante en la velocidad de las comunicaciones, los enlaces de datos son más rápidos, el ancho de banda aumentó en varios órdenes de magnitud.. y ¿por qué no poder oferecer un servicio más completo?, es decir, si ya contamos con un alto grado de penetración de internet, un buen ancho de banda ahora ¿por qué no ofrecemos un escritorio totalmente virtualizado?

El escritorio virtualizado consiste en poder acceder a software ofimático desde internet, sin tener que instalarlo en su disco duro, lo mismo ocurre con el almacenamiento.., se ve interesante, suena atractivo ¿no?.

Bueno, lo que se ve atractivo también tiene un sin número de detractores que señalan:

• Si no hay internet, no hay nube.
• Si la velocidad de respuesta no es la esperada, mejor sigue utilizando aplicaciones en tu disco duro.
• ¿Y si hay terremoto, maremoto habrá nube?, ¿podré seguir operando con mis documentos?

Uno de los caballos de batalla de google, es su nuevo sistema operativo chrome, el cual iba a aplicar el concepto de nube en su totalidad, pero al poco andar ante algunos comentarios, volvieron a repensar el tema y en su lugar dejaron la puerta abierta para seguir utilizando aplicaciones desde el disco duro.

Así que, cuidado con pasear mucho en la nube...

¿Lentitud al momento de trabajar con Exchange Server 2007?

Una empresa informática realizó una migración desde una plataforma Exchange 2003 a Exchange 2007, obviamente de paso también se actualizó Office 2003 a Office 2007.

Al poco andar, sorpresa! los usuarios reclamaban por la "lentitud de su correo", después de varias vueltas y análisis, llegó el requerimiento para estudiarlo, donde procedí a realizar una visita a terreno.

Luego de un par de análisis en conjunto con mi contraparte, realicé un laboratorio levantando dos controladores de dominio junto con un cliente vista, obviamente instalando Exchange 2007, para simular (en alguna medida) el ambiente del Cliente.

Al momento de sincronizar con Outlook 2007, pude apreciar la lentitud que tanto alegaban los usuarios. Para la prueba, poblé una casilla de correos con 2.9 Gb de información y procedí a sincronizar, se notaba ostenciblemente la demora como se sincronizaba el cliente outlook 2007 contra exchange 2007.

Investigando en la web, y más específicamente en la base de datos de conocimientos microsoft, me encontré con la siguiente información:

1. La causa del problema se debe a un sin número de lecturas/escrituas que realiza Outlook 2007 en el disco del cliente, al momento de gestionar con los elementos del buzón.
2. Hay un artículo donde se señala la instalación de un parche http://support.microsoft.com/kb/933493/, el cual lo apliqué en el laboratorio sumado a la deshabilitación del cache en el cliente, lo cual mejoró el desempeño del cliente.
3. En otro blog, se señala que se deben implementar filtros, a objeto de mejorar la sincronización de outlook con el servidor.http://blogs.msdn.com/outlook/archive/2008/03/13/sync-filters-and-performance.aspx y http://msexchangeteam.com/archive/2007/12/17/447750.aspx
4. También, hay computadores Dell que traen preinstalado Outlook, el cual presenta problemas de performance, se recomienda desintalar un aplicativo: http://www.microsoft.com/office/community/en-us/default.mspx?dg=microsoft.public.outlook.installation&tid=6a9230a9-3884-4d1b-b745-203a25f04b42&cat=en-us-office-outlook&lang=en&cr=US&sloc=en-us&m=1&p=1
5. No basta con instalar el SP1 de Office para olvidarse de los problemas de performance, sino que se debe poner cuidado en los filtros:
   

Microsoft Office’s SP1 update for 2007 has fixed a number of
performance issues that some of our users encountered in Outlook 2007.
However, we know that some of you are still encountering issues with
performance in Outlook 2007 and we have a set of troubleshooting tips
in a separate KB article entitled “How to troubleshoot performance
issues in Outlook 2007”, which are designed to help.


Quizá en otro SP para Office se resuelva mejor el tema..