Responsable, aprobador, consultado e informado RACI una herramienta de gestión

No es tan infrecuente en nuestras organizaciones, al momento de ejecutar una tarea, dar por enterado quienes deben ser informados, consultados y más aún quien debe aprobar su ejecución.

El típico problemas de cuando en cuando, que aparecen en los campos de Carbon Copy (Cc) que utilizamos en los correos electrónicos.

En Chile, es habitual que las organizaciones no cuenten con:

• Definición de roles.
• Definición de funciones.
• Organigrama.

Por lo tanto, no es para nada extraño al momento de redactar un correo o responder a uno, encontrarse con frases cómo:

• Debe estar copiado X persona.
• Copio a Y persona para que esté informado.
• No le debes copiar a Z, ¿cómo se te ocurre?.
• Si me refieres en el correo, debes copiarme, en caso contrario no.

¿Tendrá solución el problema?

Existe desde hace un tiempo una herramienta de gestión que se denomina RACI, debido a las letras de los roles que interactúan entre sí para le ejecución de un trabajo o actividad, veamos una breve descripción de los roles:

1. Responsable, es quien realiza el trabajo y es responsable de su ejecución, sólo debe existir un único responsable, si hay más de uno se debe subdividir a un nivel más bajo.
2. Aprobador, es quien aprueba la finalización del trabajo, y de ahí para adelante es el dueño.
3. Consultado, es aquella persona a la cual es necesaria para la ejecución del trabajo, se establece una comunicación bidireccional.
4. Informado, es el rol al cual se debe informar el estado de avance y sus resultados, la comunicación es unidireccional.

Un ejemplo más acabado, lo podemos encontrar en el libro del colega Américo Albala, titulado Dirección de Proyectos, editado por el Colegio de Ingenieros de Chile.

En el capítulo 9 Coordinación, Comunicaciones e Información, muestra un ejemplo de un RACI orientado a proyectos.

El ejemplo es bastante extenso, cambiando un poco la nomenclatura, pero en su finalidad es la misma, permite tener una claridad al interior de un equipo de trabajo, las comunicaciones y toma de decisiones.

Se puede acceder aquí.

Úselo en su organización y avance con su equipo de trabajo a cumplir los objetivos que le ha definido su organización, de manera clara, precisa y transparente.